Mailmigration (english)

Folgende Schritte sind notwendig:

1. Ermittlung der PEM

Die PEM steht in der Registry bei 'Modify Person' für die eigene Person im Feld 'Physical e-mail address'

Falls das Resultat auf den Zeuthener Mailserver (mail.ifh.de oder imap.ifh.de) zeigt, dann weiter mit Schritt 2. Ansonsten gibt es nichts zu migrieren.

Wenn die PEM nicht nach Hamburg zeigt, muss nur das Mailrouting geändert werden (dann weiter mit Schritt 4)

2. Sicherstellen, dass in Zimbra keine Mails vorhanden sind

Einloggen mit dem Browser auf Zimbra und Suche dort nach Mailfoldern, in denen Mails vorhanden sind. Falls wichtige Mails vorhanden sind, diese sichern oder die Folder so umbenennen, dass es keine Namensgleicheit mit Foldern in Zeuthen gibt. Die Mails in Hamburg können bei der Mailmigration verloren gehen. Weiter mit Schritt 3

3. Mailmigration

• Bitte auf einer schnellen Maschine einloggen (Workgroupserver (wgs), kein Desktop!!!). Falls kein wgs vorhanden, bitte den host 'transfer' benutzen. Windows User loggen sich über X-Win32 oder putty ein.

   /products/scripts/fast_mailsync

• Es erfolgt wenig Output, das DESY Passwort (Zimbra-Hamburg) wird zweimal abgefragt, danach startet die Mailmigration, die nicht unterbrochen werden darf. Je nach Zahl der Mails und Folder kann die Mailmigration

  lange dauern (ca 10 Minuten pro GB an Mail). Fehlermeldungen können ignoriert werden. Der Fortschritt der Migration kann verfolgt werden. Das Skript ruft das Programm /products/admintools/scripts/mbsync auf, eine Manpage findet man auf /afs/ifh.de/user/f/friebel/public/mbsync.1 und /afs/ifh.de/user/f/friebel/public/mbsync.pdf Die Mails werden nur nach Hamburg kopiert, nicht in Zeuthen gelöscht. Daher besteht in diesem Schritt keine Gefahr von Mailverlust. Nur nach erfolgreichem Abschluss der Migration darf Schritt 4 folgen

4. Löschen (gegebenenfalls Setzen) des Mail Forwardings in Zimbra

• Einloggen in Zimbra, Einstellungen/Preferences auswählen, dann links den Punkt 'mail' wählen. Den Abschnitt 'Receiving Mail' suchen und dort das Feld 'Forward a copy to:' löschen. Wenn eine Weiterleitung der Mail nach ausserhalb erfolgen soll oder eine Kopie weitergeleitet werden soll muss stattdessen 'Forward a copy to:' ausgefüllt werden. Eventuell 'Don't keep a local copy of messages' ankreuzen. Die Änderung(en) bitte speichern! Weiter mit Punkt 5

5. Umstellung der PEM in der Registry

• Einloggen auf https://registry.desy.de/registry Auf 'Modify Person' die Suche nach der Person starten, ggf. die korrekte auswählen, dann das Feld 'Physical e-mail address' auf <accountname>@mail.desy.de, z.B. friebel@mail.desy.de ändern und dann auf 'save data' klicken. Spätestens 10..20 Minuten nach der PEM Änderung sollte das Mailrouting in Zeuthen so funktionieren, dass alle Mails zu Zimbra geleitet werden und keine neuen Mails mehr in Zeuthen ankommen. Weiter mit Schritt 6

6. Prüfen, ob neue Mails während der Migration in Zeuthen angekommen sind

Das geschieht einfach durch Wiederholung von Schritt 3. Achtung: es darf zwischenzeitlich keine Mail in Zeuthen gelöscht worden sein, weil sonst das Löschen dieser Mails auch in Zimbra erfolgen würde. Bei Verwendung von fast_mailsync dauert dieser Schritt in der Regel nur wenige Sekunden.

Wenn sichergestellt ist, dass alle Mails korrekt nach Hamburg transferiert wurden, kann optional Schritt 7 erfolgen

7. Löschen der Mails in Zeuthen (optional)

Achtung: Nach dem Löschen von Mails in Zeuthen darf Schritt 3 bzw. 6 nicht wiederholt werden, sonst droht Mailverlust, da die Löschaktion beim Synchronisieren auch in Zimbra erfolgen würde.

8. Neukonfigurierung der Mailclients

Damit ist die Mailmigration beendet und Mailempfang und Anzeige finden nun in Hamburg statt. Nun muss abschliessend noch die Umkonfigurierung aller benutzten Mailclients (auf Desktop, Laptop, Smartphone, ...) erfolgen.

Dabei ist sowohl der Mailempfang (mail.desy.de) als auch der Mailversand (smtp-auth.desy.de) gemäss der Anleitung im Web zu konfigurieren.

In privaten Netzen, die über einen Router mit dem Internet verbunden sind, muss ggf. der Mailserver smtp-auth.desy.de auf dem Router als sicherer Mailserver deklariert werden, um Mails versenden zu können (insbesondere neuere Telekom Router)

Nutzer von Alpine müssen im Konfigurationsmenue (m s c) mindestens folgende Felder ändern:

• SMTP Server (smtp-auth.desy.de/submit/user=accountname)
• Inbox Path (mail.desy.de/ssl)

• Customized Headers (From: vorname.nachname@desy.de)

und im Collection Lists menue (m s l)

• IMAP folders (mail.desy.de/ssl) statt imap.ifh.de

Falls es im Konfigurationsmenue noch weitere Felder gibt, in denen imap.ifh.de steht, müssen diese ebenfalls durch mail.desy.de/ssl ersetzt werden. Das gilt insbesondere für den sent-mail Folder (Feld Default Fcc)

Wenn dann der Befehl

grep ifh ~/.pinerc

noch Output erzeugt, in denen mail.ifh.de oder imap.ifh.de vorkommt, müssen die entsprechenden Felder noch geändert werden.

Nutzern eines GUIs (Thunderbird usw. wird empfohlen, einen neuen Account anzulegen)